AI Suite — Smart Workflows Dokumentation
Erste Schritte
Folg diesen Schritten, um AI Suite — Smart Workflows einzurichten.
Install Prerequisites
Ensure AI Suite Core 3.0+ is installed and configured with an AI provider. Then upload and activate Smart Workflows via Setup > Modules.
Browse Templates
Open Smart Workflows from the sidebar. The Templates tab shows 10+ ready-made workflows across 5 categories. Click "Use Now" to deploy instantly, or "Customize first..." to adjust via AI Interview.
Use the AI Assistant
Switch to the AI Assistant tab and describe what you want to automate. The AI will guide you through trigger selection, conditions, and actions step by step.
Configure Privacy Shield
Click the Privacy Shield badge to choose your data protection mode. Strict mode ensures no personal data is sent to the AI provider — recommended for GDPR compliance.
Diagnosebericht herunterladen
Wenn Du Support benötigen, öffne die Modul-Adminseite und klick auf den Link „Diagnose herunterladen". Es wird eine JSON-Datei mit Systeminformationen, PHP-Version, installierten Modulen und letzten Fehlern erstellt (Zugangsdaten werden automatisch geschwärzt). Lade diese Datei hoch, wenn Du ein Support-Ticket unter custom-perfexcrm.com/support/ erstellen.
Tipps & Tricks
Hol das Beste aus AI Suite — Smart Workflows mit diesen Tipps heraus.
Start with templates
The built-in templates cover the most common automation scenarios. Deploy one as-is, then customize it once you see how it works in practice.
Use Strict mode for client data
When workflows process client emails or personal data, enable Strict privacy mode. The AI works with anonymized context and still produces excellent results.
Chain actions for complex flows
Multi-action chains are powerful. Combine AI analysis + notification + task creation for comprehensive automation that handles the full process.
Test before going live
Always use simulation mode for new workflows. It shows exactly what will happen without actually sending emails or creating tasks.
Diagnosebericht für schnelleren Support nutzen
Lade beim Erstellen eines Support-Tickets den Diagnosebericht aus den Modul-Einstellungen herunter und füg ihn bei. Er enthält Systeminformationen, PHP-Version, Datenbankdetails und letzte Fehler — alles mit automatisch geschwärzten Zugangsdaten. Das hilft, Dein Problem deutlich schneller zu lösen.
Configure project permissions upfront
When the AI Task Assistant creates a project, use the Project Settings section to set tab visibility and permissions right away. This saves time compared to adjusting settings after project creation.
Häufig gestellte Fragen
Benötigt Smart Workflows das AI Suite Core-Modul?
Ja. Smart Workflows ist ein Add-on, das AI Suite Core für KI-generierte E-Mails, Stimmungsanalyse und die Interview-Engine nutzt.
Kann ich n8n oder Zapier damit ersetzen?
Für CRM-bezogene Automatisierung, ja. Smart Workflows übernimmt Lead-Nurturing, Ticket-Eskalation, Zahlungserinnerungen und Aufgabenbenachrichtigungen nativ.
Was ist der Privacy Shield?
Steuert, welche Daten an KI-Anbieter gesendet werden. Strikter Modus = keine personenbezogenen Daten. Pseudonymisiert = Namen ersetzt. Offen = alle Daten wie vorhanden.
Wie funktioniert das KI-Interview?
Beschreib Dein Ziel in natürlicher Sprache. Die KI fragt nach Triggern, Bedingungen und Aktionen und generiert dann einen vollständigen Workflow.
Können Workflows mehrere Aktionen haben?
Ja. Multi-Action-Ketten ermöglichen es, mehrere Aktionen aus einem Trigger auszuführen.
Gibt es eine Möglichkeit, Workflows sicher zu testen?
Ja. Der Simulationsmodus testet Workflows, ohne Aktionen tatsächlich auszuführen.
Was sind Projekt-Einstellungen?
Wenn der KI-Task-Assistent ein Projekt erstellt, kannst Tab-Sichtbarkeit, 18 granulare Berechtigungen und Kontakt-Benachrichtigungen direkt im Erstellungs-Modal konfigurieren. Einstellungen werden pro Projekt in der Datenbank gespeichert.
Weitere Hilfe benötigt?
Kontaktiere unser Support-Team oder besuch die Modul-Seite für weitere Informationen.